WorkIn
حمّل التطبيق

سياسة الخصوصية

منصة WorkIn للموارد البشرية — تطبيق سطح المكتب وتطبيق الجوال

آخر تحديث: أكتوبر 2026

١. من نحن ونطاق هذه السياسة

WorkIn منصة لإدارة الحضور والانصراف والإجازات والطلبات والرواتب، تستخدمها الشركات عبر تطبيق على ويندوز لفريق الموارد البشرية وتطبيق جوال للموظفين والمديرين على أندرويد وiOS. تشرح هذه السياسة البيانات التي نعالجها عند استخدامك للتطبيقات وهذا الموقع، ولماذا، ومن يطّلع عليها، وكيف نحميها وما حقوقك.

شركتك هي التي تُنشئ الحساب وتقرّر الموظفين والبيانات الوظيفية التي تُسجَّل في المنصة، ونحن نشغّل المنصة لصالحها. لذلك قد يكون أول من يجيب عن طلب يخص بياناتك الوظيفية هو صاحب العمل، ونحن نساعد في ذلك كما هو موضح أدناه.

٢. البيانات التي نعالجها

  • بيانات الحساب: الاسم، رقم الجوال المسجّل، اسم الشركة، الدور الوظيفي، وكلمة المرور (تُحفظ في صورة مشفّرة غير قابلة للقراءة).
  • بيانات الملف الشخصي: ما تضيفه أنت أو شركتك مثل الصورة الشخصية وبيانات الاتصال وتاريخ الميلاد والبيانات الوظيفية.
  • بيانات الحضور: وقت كل حركة حضور أو انصراف ومصدرها (جهاز بصمة أو تطبيق الجوال)، والورديات والتأخير والغياب والإضافي، وفق سياسة شركتك.
  • الموقع الجغرافي (تطبيق الجوال فقط): عند تسجيل الحضور من الجوال نستخدم موقعك لحظة التسجيل للتحقق من وجودك في نطاق مقر العمل، وتُحفظ الإحداثيات مع حركة الحضور. لا نتتبّع موقعك في الخلفية.
  • الطلبات والإجازات والموافقات: الطلبات التي تقدّمها، وأسبابها، وقرارات المديرين وفريق الموارد البشرية.
  • بيانات الرواتب: فترات الرواتب والاستحقاقات والاستقطاعات وكشوف المرتبات التي تُدخلها الشركة أو تُحتسب من الحضور المعتمد.
  • المرفقات: الصور والمستندات والفيديو التي تختار إرفاقها بطلب أو بملفك. يطلب التطبيق إذن الكاميرا أو مكتبة الصور أو الميكروفون عند ذلك فقط.
  • رمز التحقق عبر واتساب: عند التسجيل أو استعادة كلمة المرور أو تغيير رقم الجوال نرسل إلى رقمك رسالة واتساب تحمل رمز تحقق لمرة واحدة. نحفظ في قاعدة بياناتنا رقم الجوال والرمز وموعد انتهائه وسبب الطلب وعنوان IP ونوع الجهاز أو المتصفح الذي قدّم الطلب، ولا نحفظ نسخة من نص الرسالة.
  • تهنئة عيد الميلاد عبر واتساب: إذا فعّلت شركتك هذه الميزة (وهي معطّلة افتراضيًا)، ترسل WorkIn تهنئة واتساب إلى رقم الجوال المسجّل للموظف، تتضمن اسمه الأول ونصًا تحدده الشركة. نستخدم تاريخ الميلاد لاختيار من تُرسل له التهنئة، ونحفظ نص التهنئة أيضًا كإشعار داخل التطبيق للموظف، ونسجّل أن تهنئة هذا العام قد أُرسلت.
  • بيانات تقنية: عنوان IP ونوع الجهاز ونظام التشغيل وإصدار التطبيق وسجلات الأخطاء والأمان، وكذلك رمز الإشعارات الذي يسجّله جهازك مع التطبيق.
  • سجل الإجراءات الإدارية: تسجّل المنصة من أجرى إجراءً إداريًا مهمًا ومتى، لأغراض الأمان والمساءلة.

٣. أجهزة البصمة

إذا ربطت شركتك أجهزة حضور بالبصمة، فإن أجهزتها تُرسل إلى WorkIn رقم الموظف على الجهاز ووقت الحركة والرقم التسلسلي للجهاز، وقد ترسل أيضًا الاسم المسجّل للموظف على الجهاز وسطور سجل تشغيل الجهاز. وما يتعذّر قراءته من حركات الحضور نحتفظ به كما ورد لأغراض التشخيص. لا نحفظ قوالب البصمة ولا صورها: إن أرسل الجهاز بيانات بصمة فإن المنصة تتجاهلها ولا تخزّنها. تبقى بصمات الموظفين على الأجهزة التي تديرها شركتك.

٤. كيف نستخدم بياناتك

  • تشغيل الحسابات وتسجيل الدخول والتحقق من هويتك.
  • تسجيل الحضور وحساب الورديات والإجازات وتشغيل دورات الموافقة وحساب الرواتب لصالح شركتك.
  • إرسال إشعارات الخدمة داخل التطبيق، ورمز التحقق عبر واتساب، وتهنئة عيد الميلاد عندما تفعّلها شركتك.
  • حماية المنصة من الاستخدام غير المصرّح به، وتشخيص الأعطال، والرد على طلبات الدعم.
  • الالتزام بالأنظمة والطلبات القانونية المُلزِمة.

لا نبيع بياناتك، ولا نعرض إعلانات، ولا نستخدم أدوات تحليل أو تتبّع للإعلانات، ولا نرسل رسائل تسويقية أو ترويجية عبر واتساب.

٥. من يطّلع على البيانات

  • داخل شركتك: يطّلع على بيانات الموظف المستخدمون المصرّح لهم بحسب صلاحياتهم، مثل مدير الموظف وفريق الموارد البشرية والرواتب. لا يطّلع موظفو شركة أخرى على بياناتك.
  • فريق WorkIn: بالقدر اللازم لتشغيل المنصة وتقديم الدعم وحماية الأمان.
  • مزوّدو خدمات نستعين بهم لتشغيل المنصة: استضافة الخوادم، وخدمة مراسلة واتساب (Whats360) التي تستلم رقم الجوال ونص الرسالة (رمز التحقق أو التهنئة) لتوصيلها عبر واتساب، وخدمات Google لعرض الخرائط في تطبيق الجوال. يعالجون البيانات اللازمة لخدمتهم فقط، وتخضع لسياساتهم الخاصة. كما يتيح متجرا Google Play وApp Store تنزيل التطبيق ولهما سياساتهما.
  • الجهات الرسمية: عندما يُلزمنا نظام أو أمر قضائي بالإفصاح.

٦. حماية البيانات

  • تُنقل البيانات بين التطبيقات والخوادم عبر اتصال مشفّر (HTTPS).
  • تُحفظ كلمات المرور في صورة مشفّرة، ولا يستطيع أحد من فريقنا قراءتها.
  • تُفصل بيانات كل شركة عن غيرها، وتُقيَّد الصلاحيات بحسب الدور.
  • نحدّ من محاولات تخمين رمز التحقق وكلمة المرور، ونقيّد عدد طلبات الرمز لكل رقم.
  • لا يوجد نظام آمن بنسبة مئة بالمئة، ونعمل على تقليل المخاطر باستمرار.

حافظ على سرية كلمة المرور ورمز التحقق، ولن يطلبهما منك فريق WorkIn أبدًا.

٧. مدة الاحتفاظ بالبيانات والحذف

  • نحتفظ ببيانات الشركة وموظفيها طوال مدة اشتراك الشركة واستخدامها للمنصة، وللمدة التي تقتضيها الأنظمة المعمول بها على سجلات العمل.
  • يمكن لمالك حساب الشركة أن يطلب حذف حساب الشركة، من داخل التطبيق عند توفر ذلك أو عبر الدعم، ويُنفّذ الحذف مسؤول من فريق WorkIn. بعد التنفيذ تُحذف بيانات الشركة من المنصة.
  • إذا حذف الموظف حسابه من التطبيق فإن حسابه يُوقَف ولا يمكنه الدخول، وتُحذف رموز الإشعارات الخاصة بجهازه، لكن سجلاته تبقى لدى شركته. يمكنك طلب حذف بياناتك عبر الموارد البشرية في شركتك أو عبر الدعم.
  • قد يبقى اسم الموظف ومعرّفه في سجل الإجراءات الإدارية لمدة لا تقل عن اثني عشر شهرًا، لأغراض الأمان والمساءلة.
  • سجلات رمز التحقق (الرقم والرمز وعنوان IP ونوع الجهاز) تُحفظ في قاعدتنا لأغراض الأمان ومنع إساءة الاستخدام ولا تظهر لأي مستخدم. وهي ليست جزءًا من بيانات الشركة التي تُحذف بطلب حذف الحساب، ويمكنك طلب حذفها عبر الدعم.
  • نحتفظ بنسخ احتياطية لقاعدة البيانات للتعافي من الأعطال لمدة محدودة ثم تُستبدل، فقد تبقى بيانات محذوفة فيها لفترة محدودة.

٨. حقوقك

يحق لك طلب الاطلاع على بياناتك الشخصية، أو تصحيحها، أو حذفها، أو الاعتراض على معالجتها، بالقدر الذي يسمح به النظام. لتقديم الطلب:

  • للبيانات الوظيفية (الحضور والرواتب والملف الوظيفي) تواصل أولًا مع فريق الموارد البشرية في شركتك لأنها المسؤولة عن هذه السجلات.
  • أو راسل فريق الدعم على support@workin.company من الرقم المسجّل لدينا، لنتحقق من هويتك قبل تنفيذ الطلب.

قد نرفض أو نؤجّل جزءًا من الطلب إذا كانت بيانات معينة لازمة لالتزام نظامي أو لحماية حقوق الآخرين، وسنبيّن لك السبب.

٩. الأطفال

التطبيقات مخصّصة للموظفين البالغين في بيئة العمل، وليست موجّهة للأطفال، ولا نجمع عمدًا بيانات أطفال.

١٠. موقعنا الإلكتروني

لا يستخدم هذا الموقع ملفات تعريف الارتباط ولا أدوات تحليل أو إعلانات ولا يحمّل خدمات من أطراف خارجية. يحفظ المتصفح اختيارك للغة محليًا على جهازك فقط. وكأي خادم ويب، يعالج خادم الموقع عنوان IP الخاص بك لتقديم الصفحات.

١١. تغيير هذه السياسة

قد نحدّث هذه السياسة عند تغيّر المنصة أو الأنظمة. سننشر النسخة المحدّثة في هذه الصفحة مع تاريخ التحديث.

١٢. تواصل معنا

لأي سؤال عن الخصوصية أو لتقديم طلب يخص بياناتك:

دعم WorkIn الرسمي support@workin.company

Privacy Policy

WorkIn HR platform — the desktop app and the mobile app

Last updated: October 2026

1. Who we are and what this policy covers

WorkIn is a platform for attendance, leave, requests and payroll. Companies use it through a Windows app for the HR team and a mobile app for employees and managers on Android and iOS. This policy explains what data we process when you use the apps and this website, why, who can see it, how we protect it and what your rights are.

Your company creates the account and decides which employees and which employment data are recorded in the platform; we operate the platform on its behalf. For that reason your employer may be the first to answer a request about your employment data, and we help with it as described below.

2. Data we process

  • Account data: your name, registered phone number, company name, role, and your password (stored only in a hashed form that cannot be read back).
  • Profile data: what you or your company add, such as a profile photo, contact details, date of birth and employment details.
  • Attendance data: the time of each clock-in and clock-out and where it came from (a fingerprint device or the mobile app), plus shifts, lateness, absence and overtime according to your company’s policy.
  • Location (mobile app only): when you clock in from your phone we use your location at that moment to check that you are within the workplace area, and the coordinates are stored with the attendance record. We do not track your location in the background.
  • Requests, leave and approvals: the requests you submit, their reasons, and the decisions of managers and HR.
  • Payroll data: pay periods, earnings, deductions and payslips entered by your company or calculated from approved attendance.
  • Attachments: photos, documents and video you choose to attach to a request or to your profile. The app asks for camera, photo library or microphone access only when you do this.
  • WhatsApp verification code: when you register, reset a password or change your phone number, we send a WhatsApp message with a one-time code to your number. We store in our database the phone number, the code, its expiry time, the reason for the request, and the IP address and device or browser type that made the request. We do not keep a copy of the message text.
  • WhatsApp birthday greeting: if your company turns this feature on (it is off by default), WorkIn sends a WhatsApp greeting to the phone number stored for the employee, containing the employee’s first name and a text set by the company. We use the date of birth to choose who is greeted, we also save the greeting text as an in-app notification for the employee, and we record that this year’s greeting was sent.
  • Technical data: IP address, device type, operating system, app version, error and security logs, and the notification token your device registers with the app.
  • Administrative activity log: the platform records who performed an important administrative action and when, for security and accountability.

3. Fingerprint devices

If your company connects fingerprint attendance devices, the devices send WorkIn the employee’s number on the device, the time of the punch and the device’s serial number, and may also send the employee’s name as registered on the device and lines from the device’s operation log. Attendance records that cannot be read are kept as received, for diagnosis. We do not store fingerprint templates or images: if a device sends fingerprint data, the platform discards it and does not keep it. Employees’ fingerprints remain on the devices your company manages.

4. How we use your data

  • To run accounts, sign you in and verify who you are.
  • To record attendance, calculate shifts and leave, run approval flows and calculate payroll for your company.
  • To send service notifications in the app, the verification code over WhatsApp, and the birthday greeting when your company turns it on.
  • To protect the platform from unauthorised use, diagnose faults and answer support requests.
  • To comply with binding laws and legal requests.

We do not sell your data, we show no advertising, we use no advertising or analytics trackers, and we do not send marketing or promotional messages over WhatsApp.

5. Who can see the data

  • Inside your company: authorised users, according to their permissions, such as your manager, the HR team and payroll staff. People at other companies cannot see your data.
  • The WorkIn team: only as needed to operate the platform, provide support and keep it secure.
  • Service providers we rely on to run the platform: server hosting; a WhatsApp messaging service (Whats360) that receives the phone number and the message text (the verification code or the greeting) in order to deliver it over WhatsApp; and Google services for map display in the mobile app. They process only the data their service needs, under their own policies. Google Play and the App Store also distribute the app under their own policies.
  • Authorities: when a law or a court order requires us to disclose data.

6. How we protect data

  • Data travels between the apps and our servers over an encrypted connection (HTTPS).
  • Passwords are stored hashed; nobody on our team can read them.
  • Each company’s data is kept separate from every other company’s, and access is limited by role.
  • We limit guesses of verification codes and passwords, and cap how many codes can be requested for one number.
  • No system is perfectly secure, and we keep working to reduce the risk.

Keep your password and verification codes private. WorkIn staff will never ask you for them.

7. Retention and deletion

  • We keep a company’s and its employees’ data for as long as the company uses the platform, and for the period that applicable rules require for employment records.
  • The owner of a company account can ask for the company account to be deleted, from inside the app where that is available or through support, and an administrator on the WorkIn team carries the deletion out. Once it is carried out, the company’s data is deleted from the platform.
  • If an employee deletes their account in the app, the account is deactivated so they can no longer sign in, and the push tokens for their device are deleted, but their records stay with their company. You can ask for your data to be deleted through the HR team at your company or through support.
  • An employee’s name and identifier may remain in the administrative activity log for at least twelve months, for security and accountability.
  • Verification-code records (the number, the code, the IP address and device type) are kept in our database for security and abuse prevention and are not shown to any user. They are not part of the company data removed by an account-deletion request, and you can ask us to delete them through support.
  • We keep database backups for recovery from failures for a limited period and then replace them, so deleted data can remain in a backup for a limited time.

8. Your rights

You may ask to access, correct or delete your personal data, or to object to its processing, as far as the law allows. To make a request:

  • For employment data (attendance, payroll, your employment profile), first contact the HR team at your company, which is responsible for those records.
  • Or write to support at support@workin.company from the phone number we hold for you, so we can verify your identity before acting.

We may decline or postpone part of a request when the data is needed for a legal obligation or to protect other people’s rights, and we will tell you why.

9. Children

The apps are for adult employees in a workplace and are not directed at children. We do not knowingly collect children’s data.

10. This website

This website uses no cookies, no analytics or advertising tools and loads no third-party services. Your browser remembers your language choice locally on your device only. Like any web server, the website server processes your IP address in order to serve the pages.

11. Changes to this policy

We may update this policy when the platform or the rules change. We will publish the updated version on this page with its date.

12. Contact us

For any privacy question or request about your data:

Official WorkIn support support@workin.company